Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Uitvoeringswet AVG is:

Rechtspersoon	InterIP Networks B.V.
Adres	Linnewever 18, 2292 JH Wateringen (Nederland)
KvK-nummer	27183782
Privacycontact	privacy@interip.nl
Platform	ZelixAI — https://zelixai.ai

ZelixAI is een AI-klantenserviceplatform. Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:

2.1 Bezoekers van de chatwidget

Gegeven	Doel	Opslaglocatie
Chatberichten (tekst)	AI-antwoord genereren, gesprekshistorie	Klantdatabase (geïsoleerd)
Sessie-ID (anoniem)	Gesprek koppelen over meerdere pagina's	Klantdatabase + browser
Taalvoorkeur	Antwoord in de juiste taal	Klantdatabase
IP-adres	Fraudedetectie, rate limiting	Serverlogs (30 dagen); kan ook in het audit-logboek staan (zie sectie 5)
Toestemmingsmoment	AVG-bewijs van toestemming	Klantdatabase

2.2 Geregistreerde klanten

Gegeven	Doel
E-mailadres, naam	Account, authenticatie, transactionele e-mail
Bedrijfsnaam, sector	Bot-personalisatie, facturatie
Factuurgegevens	Wettelijke bewaarplicht (7 jaar)
API-sleutels (versleuteld)	Koppeling met cloud-AI-providers
Chatgesprekken, ticketdata	Klantenservicehistorie

2.3 Wat wij NIET verwerken

2.4 Herkenning van terugkerende bezoekers (opt-in)

Geeft u toestemming, dan plaatsen wij één willekeurig, server-side gegenereerd token (een UUID) in de lokale opslag (localStorage) van uw browser. Hiermee kan de bot u bij een volgend bezoek herkennen en de context van eerdere gesprekken voortzetten. Er wordt geen gespreksinhoud in uw browser opgeslagen — uitsluitend het token. Alle gespreksinhoud blijft in de geïsoleerde accountdatabase.

Bewaartermijn: het herkenningstoken blijft in uw browser bewaard totdat u uw toestemming intrekt (zie hieronder).

Recht op verwijdering: via de reset-knop in de chatwidget trekt u uw toestemming op elk moment in. Het token wordt onmiddellijk ingetrokken en uit uw browser verwijderd, waarna het niet langer voor herkenning wordt gebruikt.

Toestemmingsbewijs: het moment waarop u toestemming geeft, wordt vastgelegd als AVG-bewijs van toestemming.

2.5 Persoonlijke link in een brief van een partner

Merken en resellers van InterIP, zoals Domeinhost.nl, Goedkoop Hosting en De Registratiedienst, kunnen in een brief aan hun eigen klanten een persoonlijke link naar ZelixAI zetten. Klik je erop, dan leggen wij het tijdstip van de klik vast, een ingekort IP-adres (nooit het volledige adres), je browser en of het bezoek op een mailscanner lijkt. De afzender geeft ons per brief je klantnummer, naam, e-mailadres, domeinnaam, onderwerp en verzendmoment. Wij leggen ook vast of je daarna een ZelixAI-account aanmaakt, via die link of met hetzelfde e-mailadres, en wat dat account aan pakketomzet oplevert. Zo zien wij welke brief belangstelling voor ZelixAI oplevert. Er komt geen cookie en er wordt niets op je apparaat opgeslagen. Je kunt hier bezwaar tegen maken (zie sectie 9 en 12): je krijgt dan een gewone link en wij verwijderen je brieven, klikken en koppelingen.

2.6 Aankomst via een advertentie

Kom je via een advertentie in ChatGPT op onze site, dan bewaren wij bij je account waar je vandaan kwam: de bron van de advertentie, de klikcode van die advertentie en de pagina waarop je binnenkwam. Dat doen wij om te meten welke advertenties een account opleveren. Wij delen deze gegevens met niemand. Hiervoor plaatsen wij geen cookies en slaan wij niets op in je browser; de gegevens reizen mee in de link. Wij bewaren ze maximaal 12 maanden bij je account; verwijder je je account eerder, dan verdwijnen ze mee. Je kunt hiertegen bezwaar maken via de contactgegevens in deze verklaring.

Verwerking	Grondslag (AVG art.)
Chatgesprekken verwerken	Wij zijn verwerker in opdracht van de organisatie achter de chatbot (art. 28 AVG); die organisatie bepaalt de grondslag
Account aanmaken en beheren	Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Facturatie en belastingadministratie	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c)
Systeembeveiliging, fraudepreventie	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
Provider-wissel naar cloud (opt-in)	Uitdrukkelijke toestemming (art. 6 lid 1 sub a + art. 49)
Meten of een persoonlijke link in een partnerbrief belangstelling oplevert, en of daarna een account volgt	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f), met bezwaarmogelijkheid
Meten welke advertenties een gratis account opleveren	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f), met bezwaarmogelijkheid

4.1 Standaard

Chatberichten worden verwerkt door een AI-aanbieder. In de standaardinstelling kan die verwerking ook buiten de EU plaatsvinden; vanaf Plus kun je kiezen voor verwerking uitsluitend binnen de EU. In 4.4 staat welke aanbieders we gebruiken.

4.2 EU-only (vanaf Plus)

Met EU-only gebruikt de bot alleen AI-modellen die in de EU draaien. Op dit moment is dat een model bij OVHcloud in Frankrijk, dat wij via onze eigen gateway aanspreken. Ook de automatische controle op misbruik blijft dan binnen de EU. Spraakherkenning via cloudaanbieders staat in deze stand uit; spraakherkenning werkt dan alleen via onze eigen spraakserver. In 4.4 staat welke aanbieders berichten verwerken.

Voor elke AI-aanbieder die wij inzetten, in elke privacystand, geldt:

• Je berichten worden naar de externe provider gestuurd voor verwerking (inferentie).
• De provider verwerkt je berichten conform zijn eigen privacybeleid en verwerkersovereenkomst.
• Berichten worden niet gebruikt voor het trainen van modellen.
• Bij doorgifte buiten de EU vindt dit plaats op basis van SCC's (art. 46 AVG) of het EU-VS Data Privacy Framework.

4.3 Alleen lokaal (eigen AI-server van de klant)

Alleen lokaal is bedoeld voor klanten met een eigen AI-server en kan alleen worden gekozen als die server voor het account is gekoppeld. De bot gebruikt dan in de eerste plaats die eigen server. Ook in deze stand kan hij een AI-aanbieder gebruiken die wij voor deze stand hebben toegestaan; op dit moment is dat OVHcloud in Frankrijk. Zoeken in de kennisbank werkt in deze stand op trefwoorden.

4.4 Welke AI-aanbieders gebruiken wij?

Provider	Land	Doorgifte	Privacybeleid
Tokonomix (onze eigen AI-gateway, InterIP Networks B.V.)	Nederland (eigen servers)	n.v.t. — geen doorgifte	—
Anthropic	VS	SCC's en/of EU-VS Data Privacy Framework	anthropic.com/privacy
Google	VS	SCC's en/of EU-VS Data Privacy Framework	policies.google.com/privacy
OpenAI	VS	SCC's en/of EU-VS Data Privacy Framework	openai.com/policies/privacy-policy
OpenRouter	VS	SCC's en/of EU-VS Data Privacy Framework	openrouter.ai/privacy
OVHcloud	Frankrijk (EU)	n.v.t. — geen doorgifte	ovhcloud.com/en/gdpr
Lokale modellen van de klant	EU (eigen servers)	n.v.t. — geen doorgifte	n.v.t.

Welke aanbieder een bericht verwerkt, hangt af van het niveau van de bot en de privacystand; valt een aanbieder uit, dan wisselen wij naar een andere uit deze lijst. Verzoeken lopen via onze eigen gateway, of rechtstreeks naar Anthropic. OpenRouter is een reserveroute die bij storingen kan worden gebruikt. Met EU-only gebruikt de bot voor zijn antwoorden alleen OVHcloud. OVHcloud maakt ook de zoekindex van de kennisbank (embeddings). Spraakherkenning loopt via onze gateway, via OVHcloud of via onze eigen spraakserver. De automatische controle op misbruik en de samenvattingen voor het bezoekersgeheugen (zie 7b) gebruiken aanbieders uit deze lijst.

Categorie	Bewaartermijn	Reden
Chatgesprekken (standaard)	90 dagen	Klantenservicehistorie, kwaliteitsverbetering
Chatgesprekken (geen-log modus)	30 dagen	Minimale retentie na verzoek van bezoeker
Accountgegevens (actief)	Zolang het account bestaat. Na opzegging verwijdert een beheerder het account met de hand; daarvoor geldt nog geen vaste termijn.	Uitvoering overeenkomst
Factuurdata	7 jaar	Wettelijke bewaarplicht
Serverlogs (IP-adressen)	30 dagen	Beveiliging en fraudedetectie
Audit-logboek (met volledig IP-adres)	Geen vaste termijn: regels worden nu niet automatisch gewist (alleen bewijs van een uitgevoerd verwijderverzoek, na 12 maanden)	Beveiliging, compliance
Wachtwoord-resetlinks	24 uur	Veiligheid
Partnerbrieven, klikken en koppeling aan een account	12 maanden	Belangstelling per brief meten; bij bezwaar direct verwijderd

Gesprekken (alleen bij actieve accounts) en gesprekken in geen-log modus worden na afloop van hun termijn automatisch verwijderd of geanonimiseerd; serverlogs worden na 30 dagen automatisch gewist. Voor de andere categorieën in deze tabel is automatische verwijdering nog niet ingericht.

Wanneer je de chatwidget opent, kun je via de privacy-instellingen aangeven dat je geen logging wenst. In dat geval geldt:

• Je berichten worden niet gebruikt als bron voor Q&A-kennisvragen.
• Je gesprek wordt na 30 dagen automatisch en permanent verwijderd.
• Het gesprek wordt nog wel tijdelijk opgeslagen gedurende de sessie zodat de AI context heeft.
• Je keuze geldt voor het lopende gesprek. Je kunt per gesprek een nieuwe keuze maken.

De geen-log keuze wordt opgeslagen als anonieme sessievlag — wij koppelen deze niet aan een persoonsprofiel.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden in de volgende gevallen:

• AI-providers (verwerkers): Om chatberichten te beantwoorden, in de privacystand die de organisatie achter de chatbot kiest (zie sectie 4). In 4.4 staat welke aanbieders dat zijn.
• Betaaldienstverleners: Betalingsverwerking; wij ontvangen alleen een betalingsbevestiging, geen betaalkaartdata.
• Hosting & infrastructuur: Servers staan in de EU/EER. Geen doorgifte buiten de EER zonder passende waarborgen.
• Wettelijke verplichting: Op rechtmatig verzoek van bevoegde autoriteiten.

Internationale doorgiften naar landen buiten de EER vinden uitsluitend plaats op basis van:

• Standaardcontractbepalingen (SCC's) vastgesteld door de Europese Commissie (art. 46 lid 2 sub c AVG), en/of
• Het EU–VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG), voor zover de provider hieronder is gecertificeerd.

Bij bots waarbij de bezoeker-geheugen-functie actief is, genereren wij na elk gesprek automatisch een korte samenvatting. Deze samenvatting wordt opgeslagen en bij een volgend bezoek gebruikt om de bot u beter te laten helpen. Wij slaan ook vectorrepresentaties (embeddings) op van uw berichten zodat de bot diepere vragen over uw gesprekshistorie kan beantwoorden. De gegevens worden bewaard zolang uw bezoekerstoken actief is, en worden automatisch gewist na de ingestelde inactiviteitstermijn. U kunt op elk moment al uw geheugendata wissen via de knop "Vergeet alles" in de widget.

• Sub-verwerkers: Anthropic (cloud-samenvattingen), OVH AI Endpoints (cloud-embeddings)
• Bewaartermijn: Gelijk aan bezoekerstoken-retentie (ingesteld per bot)
• Recht op verwijdering: Gebruik “Vergeet alles” in de widget of neem contact op via privacy@interip.nl.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen:

• Versleuteling van gevoelige velden (API-sleutels, wachtwoorden) met AES-256-GCM.
• HTTPS/TLS voor alle dataoverdracht.
• Klantisolatie: elke klant heeft een eigen database zonder toegang tot andere klanten.
• Toegangscontrole met rolgebaseerde rechten en twee-factor-authenticatie (2FA).
• Auditlog van alle beheerderhandelingen met persoonsgegevens.
• Regelmatige back-ups versleuteld opgeslagen.
• Rate limiting en bruteforce-bescherming op alle API-eindpunten.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Wij reageren binnen 30 dagen op verzoeken (art. 12 AVG). Complexe verzoeken kunnen eenmalig worden verlengd met 60 dagen.

Je kunt verwijdering van je persoonsgegevens aanvragen via:

1. Portaalaccount: Je kunt je account niet zelf verwijderen; daarvoor is geen knop. Stuur een verzoek naar support@zelixai.ai. Een beheerder handelt het met de hand af: een account zonder betaalgeschiedenis wordt helemaal verwijderd, met de chatgeschiedenis en klantprofielen. Een account met betaalgeschiedenis wordt opgezegd; facturen en betaalgegevens bewaren wij vanwege de wettelijke bewaarplicht. Wij reageren binnen de termijn uit sectie 9.
2. Per e-mail: Stuur een verzoek naar privacy@interip.nl met vermelding van je e-mailadres en (indien bekend) je account-ID of bedrijfsnaam.
3. Chatgesprekken zonder account: Stuur het sessie-ID of conversatie-ID (zichtbaar in je browser) naar ons privacycontact.

Let op: gegevens die nodig zijn voor de wettelijke bewaarplicht (bijv. facturen) kunnen niet vóór het verstrijken van de wettelijke termijn worden verwijderd (art. 17 lid 3 sub b AVG).

Let op: notificatie-e-mails die al aan de websitebeheerder zijn verzonden (bijvoorbeeld een via de chatbot doorgestuurd bericht) kunnen niet worden teruggehaald. Deze vallen buiten de geautomatiseerde verwijderingscascade en kunnen als geaccepteerd restrisico in de mailbox van de beheerder aanwezig blijven.

Als je van mening bent dat wij je persoonsgegevens niet in overeenstemming met de AVG verwerken, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Telefonisch: +31 70 888 8500

Wij verzoeken je echter eerst contact met ons op te nemen zodat wij het probleem kunnen oplossen.

Voor vragen over dit privacybeleid of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen met:

E-mail	privacy@interip.nl
Organisatie	InterIP Networks B.V.
Adres	Linnewever 18, Wateringen

Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 21 oktober 2026. Wij behouden het recht dit beleid te wijzigen; materiële wijzigingen worden minimaal 14 dagen van tevoren kenbaar gemaakt.