Politique de confidentialité

Le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) est :

Personne morale	InterIP Networks B.V.
Adresse	Linnewever 18, 2292 JH Wateringen (Nederland)
Registre du commerce	27183782
Contact vie privée	support@zelixai.ai
Plateforme	ZelixAI — https://zelixai.ai

ZelixAI est une plateforme de service client IA. Nous traitons les catégories de données suivantes :

2.1 Visiteurs du widget de chat

Donnée	Finalité	Lieu de stockage
Messages de chat (texte)	Générer une réponse IA, historique de conversation	Base de données client (isolée)
ID de session (anonyme)	Lier la conversation entre les pages	Base de données client + navigateur
Préférence linguistique	Réponse dans la bonne langue	Base de données client
Adresse IP	Détection de fraude, limitation de débit	Logs serveur (30 jours) ; peut aussi figurer dans le journal d'audit (voir section 5)
Moment du consentement	Preuve de consentement RGPD	Base de données client

2.2 Clients enregistrés

Donnée	Finalité
Adresse e-mail, nom	Compte, authentification, e-mail transactionnel
Nom de l'entreprise, secteur	Personnalisation du bot, facturation
Données de facturation	Obligation légale de conservation (7 ans)
Clés API (chiffrées)	Connexion aux fournisseurs d'IA cloud
Conversations de chat, données de tickets	Historique du service client

2.3 Ce que nous ne traitons PAS

2.4 Reconnaissance des visiteurs récurrents (opt-in)

Si vous donnez votre consentement, nous plaçons un seul jeton aléatoire généré côté serveur (un UUID) dans le stockage local (localStorage) de votre navigateur. Cela permet au bot de vous reconnaître lors d'une visite ultérieure et de poursuivre le contexte des conversations précédentes. Aucun contenu de conversation n'est stocké dans votre navigateur — uniquement le jeton. Tout le contenu des conversations reste dans la base de données isolée du compte.

Conservation : le jeton de reconnaissance reste stocké dans votre navigateur jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement (voir ci-dessous).

Droit à l'effacement : le bouton de réinitialisation du widget de chat retire votre consentement à tout moment. Le jeton est immédiatement révoqué et supprimé de votre navigateur, après quoi il n'est plus utilisé pour la reconnaissance.

Preuve de consentement : le moment où vous donnez votre consentement est enregistré comme preuve de consentement au sens du RGPD.

2.5 Lien personnel dans un courrier d'un partenaire

Des marques et revendeurs d'InterIP, comme Domeinhost.nl, Goedkoop Hosting et De Registratiedienst, peuvent placer, dans un courrier adressé à leurs propres clients, un lien personnel vers ZelixAI. Si vous cliquez dessus, nous enregistrons l'heure du clic, une adresse IP tronquée (jamais l'adresse complète), votre navigateur et si la visite ressemble à celle d'un scanner de messagerie. Pour chaque courrier, l'expéditeur nous transmet votre numéro de client, votre nom, votre adresse e-mail, votre nom de domaine, l'objet et le moment de l'envoi. Nous enregistrons aussi si vous créez ensuite un compte ZelixAI, via ce lien ou avec la même adresse e-mail, et le chiffre d'affaires des forfaits de ce compte. Cela nous permet de voir quel courrier suscite de l'intérêt pour ZelixAI. Aucun cookie n'est déposé et rien n'est stocké sur votre appareil. Vous pouvez vous y opposer (voir les sections 9 et 12) : vous recevez alors un lien ordinaire et nous supprimons vos courriers, vos clics et vos liens avec des comptes.

2.6 Arrivée via une publicité

Si vous arrivez sur notre site par une publicité dans ChatGPT, nous conservons avec votre compte votre provenance : la source de cette publicité, son code de clic et la page sur laquelle vous êtes arrivé. Nous le faisons pour mesurer quelles publicités mènent à un compte. Nous ne partageons ces données avec personne. Nous ne déposons aucun cookie et ne stockons rien dans votre navigateur pour cela ; les informations voyagent dans le lien. Nous les conservons au maximum 12 mois avec votre compte ; si vous supprimez votre compte plus tôt, elles sont supprimées avec lui. Vous pouvez vous y opposer via les coordonnées figurant dans la présente déclaration.

2.7 Statistiques de visite de ce site

Pour savoir comment ce site est trouvé et utilisé, nous comptons les visites à partir des journaux du serveur, que nous conservons 30 jours. Chaque jour, nous comptons le nombre de visiteurs et de pages consultées, par partie du site, par provenance (par exemple un moteur de recherche, un lien sur un autre site ou un accès direct), par pays et par version linguistique du site. Nous déduisons le pays de votre adresse IP. Nous ne conservons que ces chiffres, aucune adresse IP ni aucune autre donnée par visiteur. Nous ne déposons aucun cookie et ne chargeons aucun script pour cela.

Traitement	Base juridique (RGPD art.)
Traitement des conversations de chat	Nous sommes sous-traitant pour le compte de l'organisation qui exploite le chatbot (art. 28 RGPD) ; cette organisation détermine la base juridique
Création et gestion de compte	Exécution du contrat (art. 6(1)(b))
Facturation et administration fiscale	Obligation légale (art. 6(1)(c))
Sécurité du système, prévention de la fraude	Intérêt légitime (art. 6(1)(f))
Basculement vers le cloud (opt-in)	Consentement explicite (art. 6(1)(a) + art. 49)
Mesurer si un lien personnel dans un courrier de partenaire suscite de l'intérêt, et si un compte est ensuite créé	Intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f) RGPD), avec droit d'opposition
Mesurer quelles publicités mènent à un compte gratuit	Intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f), avec droit d'opposition
Compter les visites de ce site (seuls les chiffres sont conservés)	Intérêt légitime (art. 6(1)(f))

4.1 Mode standard

Les messages du chat sont traités par un fournisseur d'IA. Dans le réglage par défaut, ce traitement peut aussi avoir lieu en dehors de l'UE ; à partir de Plus, vous pouvez choisir un traitement exclusivement au sein de l'UE. La section 4.4 indique les fournisseurs que nous utilisons.

4.2 EU-only (à partir de Plus)

Avec EU-only, le bot n'utilise que des modèles d'IA hébergés dans l'UE. Actuellement, il s'agit d'un modèle chez OVHcloud en France, auquel nous accédons via notre propre passerelle. Le contrôle automatique des abus reste lui aussi dans l'UE. La reconnaissance vocale via des fournisseurs cloud est désactivée dans ce mode ; elle ne fonctionne alors que via notre propre serveur vocal. La section 4.4 indique quels fournisseurs traitent les messages.

Pour chaque fournisseur d'IA que nous utilisons, quel que soit le mode de confidentialité, les règles suivantes s'appliquent :

• Vos messages sont envoyés au fournisseur externe pour traitement (inférence).
• Le fournisseur traite vos messages conformément à sa propre politique de confidentialité et son accord de traitement des données.
• Les messages ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles.
• Les transferts hors de l'UE se font sur la base de CCT (art. 46 RGPD) ou du cadre de protection des données UE-US.

4.3 Local uniquement (serveur d'IA propre au client)

Le mode Local uniquement est destiné aux clients disposant de leur propre serveur d'IA et ne peut être choisi que lorsque ce serveur est connecté au compte. Le bot utilise alors en priorité ce serveur. Dans ce mode, il peut aussi utiliser un fournisseur d'IA que nous avons autorisé pour ce mode ; actuellement, il s'agit d'OVHcloud en France. Dans ce mode, la recherche dans la base de connaissances fonctionne par mots-clés.

4.4 Quels fournisseurs d'IA utilisons-nous ?

Provider	Pays	Base de transfert	Politique de confidentialité
Tokonomix (notre propre passerelle d'IA, InterIP Networks B.V.)	Pays-Bas (serveurs propres)	s.o. — aucun transfert	—
Anthropic	US	CCT et/ou EU-US Data Privacy Framework	anthropic.com/privacy
Google	US	CCT et/ou EU-US Data Privacy Framework	policies.google.com/privacy
OpenAI	US	CCT et/ou EU-US Data Privacy Framework	openai.com/policies/privacy-policy
OpenRouter	US	CCT et/ou EU-US Data Privacy Framework	openrouter.ai/privacy
OVHcloud	France (UE)	s.o. — aucun transfert	ovhcloud.com/en/gdpr
Modèles locaux du client	UE (serveurs propres)	s.o. — aucun transfert	n.v.t.

Le fournisseur qui traite un message dépend du niveau du bot et du mode de confidentialité ; si un fournisseur tombe en panne, nous passons à un autre de cette liste. Les requêtes passent par notre propre passerelle, ou directement vers Anthropic. OpenRouter est une route de secours qui peut être utilisée en cas de panne. Avec EU-only, le bot n'utilise qu'OVHcloud pour ses réponses. OVHcloud construit aussi l'index de recherche de la base de connaissances (embeddings). La reconnaissance vocale passe par notre passerelle, par OVHcloud ou par notre propre serveur vocal. Le contrôle automatique des abus et les résumés pour la mémoire des visiteurs (voir 7b) utilisent des fournisseurs de cette liste.

Catégorie	Durée de conservation	Raison
Conversations de chat (standard)	90 jours	Historique du service client, amélioration de la qualité
Conversations de chat (mode sans journal)	30 jours	Rétention minimale après demande du visiteur
Données de compte (actif)	Tant que le compte existe. Après l'arrêt d'un compte, nous supprimons automatiquement ses données 90 jours plus tard.	Exécution du contrat
Données de facturation	7 ans	Obligation légale de conservation
Logs serveur (adresses IP)	30 jours	Sécurité et détection de fraude
Journal d'audit (avec adresse IP complète)	2 ans, puis suppression automatique, même si le compte a pris fin plus tôt (preuve d'une demande d'effacement exécutée : 12 mois)	Sécurité, conformité
Liens de réinitialisation de mot de passe	24 heures	Sécurité
Courriers de partenaires, clics et lien avec un compte	12 mois	Mesurer l'intérêt par courrier ; supprimé immédiatement en cas d'opposition
Signalements de contenus illicites	6 mois après le traitement, puis supprimés automatiquement	Examiner le signalement et informer son auteur du résultat (DSA)
Rétractations d'un achat	7 ans après traitement, puis supprimées automatiquement	Traitement de la rétractation et du remboursement ; obligation fiscale de conservation

Les conversations (uniquement pour les comptes actifs) et les conversations en mode sans journal sont supprimées ou anonymisées automatiquement à la fin de leur durée ; les logs serveur sont supprimés automatiquement après 30 jours. Pour les autres catégories de ce tableau, aucune suppression automatique n'est encore mise en place.

Lorsque vous ouvrez le widget de chat, vous pouvez indiquer via les paramètres de confidentialité que vous ne souhaitez aucune journalisation. Dans ce cas :

• Vos messages ne sont pas utilisés comme source pour les questions de connaissances Q&R.
• Votre conversation sera automatiquement et définitivement supprimée après 30 jours.
• La conversation est temporairement stockée pendant la session pour que l'IA ait du contexte.
• Votre choix s'applique à la conversation en cours. Vous pouvez faire un nouveau choix pour chaque conversation.

Le choix sans journalisation est stocké comme un drapeau de session anonyme — nous ne le lions pas à un profil personnel.

Nous ne partageons les données personnelles avec des tiers que dans les cas suivants :

• Fournisseurs d'IA (sous-traitants) : Pour répondre aux messages du chat, dans le mode de confidentialité choisi par l'organisation qui exploite le chatbot (voir section 4). La section 4.4 indique ces fournisseurs.
• Prestataires de paiement : Traitement des paiements ; nous ne recevons qu'une confirmation de paiement, pas de données de carte.
• Hébergement & infrastructure : Nos propres serveurs se trouvent dans un centre de données aux Pays-Bas ; les sauvegardes chiffrées sont stockées en France. Plus d'informations sur demande. Aucun transfert hors de l'EEE sans garanties appropriées.
• Obligation légale : Sur demande légale des autorités compétentes.

Les transferts internationaux vers des pays hors de l'EEE ont lieu exclusivement sur la base de :

• Clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne (art. 46(2)(c) RGPD), et/ou
• Le cadre de protection des données UE-US (art. 45 RGPD), dans la mesure où le fournisseur y est certifié.

Pour les bots avec la fonction de mémoire visiteur activée, nous générons automatiquement un court résumé après chaque conversation. Ce résumé est stocké et utilisé lors de votre prochaine visite pour que le bot puisse mieux vous aider. Nous stockons également des représentations vectorielles (embeddings) de vos messages afin que le bot puisse répondre à des questions plus approfondies sur votre historique de conversation. Les données sont conservées tant que votre token visiteur est actif et sont automatiquement supprimées après la période d'inactivité configurée. Vous pouvez supprimer toutes vos données de mémoire à tout moment en utilisant le bouton « Tout oublier » dans le widget.

• Sous-traitants : Anthropic (résumés cloud), OVH AI Endpoints (embeddings cloud)
• Conservation : Identique à la conservation du jeton de visiteur (configurée par bot)
• Droit à l'effacement : Utilisez “Tout oublier” dans le widget ou contactez-nous à support@zelixai.ai.

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles :

• Chiffrement des champs sensibles (clés API, mots de passe) avec AES-256-GCM.
• HTTPS/TLS pour tous les transferts de données.
• Isolation des clients : chaque client dispose de sa propre base de données sans accès aux autres clients.
• Contrôle d'accès avec permissions basées sur les rôles et authentification à deux facteurs (2FA).
• Journal d'audit de toutes les actions administrateur impliquant des données personnelles.
• Sauvegardes régulières stockées de manière chiffrée.
• Limitation de débit et protection contre les attaques par force brute sur tous les points d'accès API.

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :

Nous répondons aux demandes dans les 30 jours (art. 12 RGPD). Les demandes complexes peuvent être prolongées une fois de 60 jours.

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles via :

1. Compte portail : Vous ne pouvez pas supprimer votre compte vous-même ; il n'existe pas de bouton pour cela. Envoyez une demande à support@zelixai.ai. Un administrateur la traite manuellement : un compte sans historique de paiement est entièrement supprimé, y compris l'historique de chat et les profils clients. Un compte avec historique de paiement est résilié ; nous conservons les factures et les données de paiement en raison de l'obligation légale de conservation. Nous répondons dans le délai indiqué à la section 9. Après l'arrêt d'un compte, nous supprimons automatiquement sa base de données et ses fichiers stockés 90 jours plus tard.
2. Par e-mail : Envoyez une demande à support@zelixai.ai en indiquant votre adresse e-mail et (si connu) votre ID de compte ou nom d'entreprise.
3. Conversations de chat sur le site d'un de nos clients : C'est l'organisation derrière le chatbot qui décide de ces conversations. Cliquez sur l'icône de confidentialité dans le chat et choisissez « Supprimer mes données ». Vous confirmez votre adresse e-mail avec un code ; votre demande est ensuite transmise à cette organisation, qui la traite dans notre portail. Vous recevez un e-mail dès qu'elle a été traitée. Vous pouvez aussi contacter directement cette organisation.

Remarque : les données requises par l'obligation légale de conservation (p.ex. factures) ne peuvent pas être supprimées avant l'expiration du délai légal (art. 17(3)(b) RGPD).

Remarque : les e-mails de notification déjà envoyés à l'administrateur du site (par exemple un message transféré par le chatbot) ne peuvent pas être rappelés. Ils échappent à la cascade de suppression automatisée et peuvent subsister comme risque résiduel accepté dans la boîte de réception de l'administrateur.

Si vous estimez que nous ne traitons pas vos données personnelles conformément au RGPD, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité néerlandaise de protection des données :

• Site web: autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Par téléphone: +31 70 888 8500

Toutefois, nous vous demandons de nous contacter d'abord afin que nous puissions résoudre le problème.

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez :

E-mail	support@zelixai.ai
Organisation	InterIP Networks B.V.
Adresse	Linnewever 18, Wateringen

Cette politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 31 oktober 2026. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique ; les modifications substantielles seront communiquées au moins 14 jours à l'avance.