Datenschutzrichtlinie

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Rechtsperson	InterIP Networks B.V.
Adresse	Linnewever 18, 2292 JH Wateringen (Nederland)
Handelsregister	27183782
Datenschutzkontakt	support@zelixai.ai
Plattform	ZelixAI — https://zelixai.ai

ZelixAI ist eine KI-Kundenserviceplattform. Wir verarbeiten die folgenden Datenkategorien:

2.1 Chat-Widget-Besucher

Daten	Zweck	Speicherort
Chat-Nachrichten (Text)	KI-Antwort generieren, Gesprächsverlauf	Konto-Datenbank (isoliert)
Sitzungs-ID (anonym)	Gespräch über Seiten hinweg verknüpfen	Konto-Datenbank + Browser
Sprachpräferenz	Antwort in der richtigen Sprache	Konto-Datenbank
IP-Adresse	Betrugserkennung, Rate Limiting	Serverlogs (30 Tage); kann auch im Audit-Log stehen (siehe Abschnitt 5)
Einwilligungszeitpunkt	DSGVO-Nachweis der Einwilligung	Konto-Datenbank

2.2 Registrierte Kunden

Daten	Zweck
E-Mail-Adresse, Name	Konto, Authentifizierung, transaktionale E-Mail
Firmenname, Branche	Bot-Personalisierung, Abrechnung
Rechnungsdaten	Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (7 Jahre)
API-Schlüssel (verschlüsselt)	Anbindung an Cloud-KI-Anbieter
Chat-Gespräche, Ticketdaten	Kundenservicehistorie

2.3 Was wir NICHT verarbeiten

2.4 Wiedererkennung wiederkehrender Besucher (Opt-in)

Wenn Sie zustimmen, legen wir ein einzelnes zufälliges, serverseitig generiertes Token (eine UUID) im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers ab. Dadurch kann der Bot Sie bei einem erneuten Besuch wiedererkennen und den Kontext früherer Gespräche fortsetzen. Es werden keine Gesprächsinhalte in Ihrem Browser gespeichert — nur das Token. Alle Gesprächsinhalte verbleiben in der isolierten Kunden-Datenbank.

Aufbewahrung: Das Erkennungstoken bleibt in Ihrem Browser gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen (siehe unten).

Recht auf Löschung: Über die Reset-Schaltfläche im Chat-Widget widerrufen Sie Ihre Einwilligung jederzeit. Das Token wird sofort widerrufen und aus Ihrem Browser entfernt und danach nicht mehr zur Wiedererkennung verwendet.

Einwilligungsnachweis: Der Zeitpunkt Ihrer Einwilligung wird als DSGVO-Nachweis der Einwilligung erfasst.

2.5 Persönlicher Link in einem Brief eines Partners

Marken und Reseller von InterIP, etwa Domeinhost.nl, Goedkoop Hosting und De Registratiedienst, können in einem Brief an ihre eigenen Kunden einen persönlichen Link zu ZelixAI einfügen. Wenn Sie darauf klicken, speichern wir den Zeitpunkt des Klicks, eine gekürzte IP-Adresse (nie die vollständige Adresse), Ihren Browser und ob der Besuch wie ein Mailscanner aussieht. Der Absender übermittelt uns pro Brief Ihre Kundennummer, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Domainnamen, den Betreff und den Versandzeitpunkt. Wir speichern außerdem, ob Sie danach ein ZelixAI-Konto anlegen, über diesen Link oder mit derselben E-Mail-Adresse, und welchen Paketumsatz dieses Konto erzielt. So sehen wir, welcher Brief Interesse an ZelixAI weckt. Es wird kein Cookie gesetzt und nichts auf Ihrem Gerät gespeichert. Sie können dem widersprechen (siehe Abschnitt 9 und 12): Sie erhalten dann einen normalen Link und wir löschen Ihre Briefe, Klicks und Kontoverknüpfungen.

2.6 Ankunft über eine Anzeige

Wenn Sie über eine Anzeige in ChatGPT auf unsere Website gelangen, speichern wir zu Ihrem Konto, woher Sie kamen: die Quelle der Anzeige, den Klickcode dieser Anzeige und die Seite, auf der Sie gelandet sind. Das tun wir, um zu messen, welche Anzeigen zu einem Konto führen. Wir geben diese Daten an niemanden weiter. Dafür setzen wir keine Cookies und speichern nichts in Ihrem Browser; die Angaben reisen im Link mit. Wir bewahren sie höchstens 12 Monate bei Ihrem Konto auf; löschen Sie Ihr Konto früher, werden sie mit gelöscht. Sie können dem über die Kontaktdaten in dieser Erklärung widersprechen.

2.7 Besucherstatistik dieser Website

Um zu sehen, wie diese Website gefunden und genutzt wird, zählen wir Besuche aus den Serverprotokollen, die wir 30 Tage aufbewahren. Pro Tag zählen wir, wie viele Besucher es gab und wie viele Seiten sie aufgerufen haben, nach Bereich der Website, nach Herkunft (zum Beispiel eine Suchmaschine, ein Link auf einer anderen Website oder ein direkter Aufruf), nach Land und nach Sprachversion der Website. Das Land leiten wir aus Ihrer IP-Adresse ab. Wir speichern nur diese Zählungen, keine IP-Adressen und keine anderen Daten pro Besucher. Dafür setzen wir keine Cookies und laden keine Skripte.

Verarbeitung	Rechtsgrundlage (DSGVO Art.)
Chat-Gespräche verarbeiten	Wir sind Auftragsverarbeiter im Auftrag der Organisation hinter dem Chatbot (Art. 28 DSGVO); diese Organisation bestimmt die Rechtsgrundlage
Kontoerstellung und -verwaltung	Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
Abrechnung und Steuerverwaltung	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c)
Systemsicherheit, Betrugsprävention	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
Anbieterwechsel zur Cloud (Opt-in)	Ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a + Art. 49)
Messen, ob ein persönlicher Link in einem Partnerbrief Interesse weckt und ob danach ein Konto folgt	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), mit Widerspruchsmöglichkeit
Messen, welche Anzeigen zu einem kostenlosen Konto führen	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f), mit Widerspruchsmöglichkeit
Besuche dieser Website zählen (nur die Zählungen werden gespeichert)	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f)

4.1 Standard

Chat-Nachrichten werden von einem KI-Anbieter verarbeitet. In der Standardeinstellung kann diese Verarbeitung auch außerhalb der EU stattfinden; ab Plus können Sie die Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU wählen. In Abschnitt 4.4 steht, welche Anbieter wir nutzen.

4.2 EU-only (ab Plus)

Mit EU-only nutzt der Bot nur KI-Modelle, die in der EU laufen. Derzeit ist das ein Modell bei OVHcloud in Frankreich, das wir über unser eigenes Gateway ansprechen. Auch die automatische Missbrauchsprüfung bleibt dann in der EU. Spracherkennung über Cloud-Anbieter ist in dieser Stufe ausgeschaltet; die Spracherkennung funktioniert dann nur über unseren eigenen Sprachserver. In Abschnitt 4.4 steht, welche Anbieter Nachrichten verarbeiten.

Für jeden KI-Anbieter, den wir einsetzen, gilt in jeder Datenschutzstufe:

• Ihre Nachrichten werden zur Verarbeitung (Inferenz) an den externen Anbieter gesendet.
• Der Anbieter verarbeitet Ihre Nachrichten gemäß seiner eigenen Datenschutzrichtlinie und Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
• Nachrichten werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.
• Übermittlungen außerhalb der EU erfolgen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) oder dem EU-US-Datenschutzrahmen.

4.3 Nur lokal (eigener KI-Server des Kunden)

Nur lokal ist für Kunden mit eigenem KI-Server gedacht und kann nur gewählt werden, wenn dieser Server mit dem Konto verbunden ist. Der Bot nutzt dann in erster Linie diesen eigenen Server. Auch in dieser Stufe kann er einen KI-Anbieter nutzen, den wir für diese Stufe freigegeben haben; derzeit ist das OVHcloud in Frankreich. Die Suche in der Wissensdatenbank arbeitet in dieser Stufe mit Stichwörtern.

4.4 Welche KI-Anbieter nutzen wir?

Provider	Land	Übermittlung	Datenschutzrichtlinie
Tokonomix (unser eigenes KI-Gateway, InterIP Networks B.V.)	Niederlande (eigene Server)	n.z. — keine Übermittlung	—
Anthropic	USA	SCC und/oder EU-US Data Privacy Framework	anthropic.com/privacy
Google	USA	SCC und/oder EU-US Data Privacy Framework	policies.google.com/privacy
OpenAI	USA	SCC und/oder EU-US Data Privacy Framework	openai.com/policies/privacy-policy
OpenRouter	USA	SCC und/oder EU-US Data Privacy Framework	openrouter.ai/privacy
OVHcloud	Frankreich (EU)	n.z. — keine Übermittlung	ovhcloud.com/en/gdpr
Lokale Modelle des Kunden	EU (eigene Server)	n.z. — keine Übermittlung	n.v.t.

Welcher Anbieter eine Nachricht verarbeitet, hängt vom Niveau des Bots und der Datenschutzstufe ab; fällt ein Anbieter aus, wechseln wir zu einem anderen aus dieser Liste. Anfragen laufen über unser eigenes Gateway oder direkt an Anthropic. OpenRouter ist eine Ersatzroute, die bei Störungen genutzt werden kann. Mit EU-only nutzt der Bot für seine Antworten nur OVHcloud. OVHcloud erstellt auch den Suchindex der Wissensdatenbank (Embeddings). Die Spracherkennung läuft über unser Gateway, über OVHcloud oder über unseren eigenen Sprachserver. Die automatische Missbrauchsprüfung und die Zusammenfassungen für das Besuchergedächtnis (siehe 7b) nutzen Anbieter aus dieser Liste.

Kategorie	Aufbewahrungsfrist	Grund
Chat-Gespräche (Standard)	90 Tage	Kundenservicehistorie, Qualitätsverbesserung
Chat-Gespräche (Kein-Log-Modus)	30 Tage	Minimale Aufbewahrung nach Besucheranfrage
Kontodaten (aktiv)	Solange das Konto besteht. Nach der Stilllegung eines Kontos löschen wir seine Daten 90 Tage später automatisch.	Vertragserfüllung
Rechnungsdaten	7 Jahre	Gesetzliche Aufbewahrungspflicht
Serverlogs (IP-Adressen)	30 Tage	Sicherheit und Betrugserkennung
Audit-Log (mit vollständiger IP-Adresse)	2 Jahre, danach automatisch gelöscht, auch wenn das Konto früher beendet wurde (Nachweis einer ausgeführten Löschanfrage: 12 Monate)	Sicherheit, Compliance
Passwort-Reset-Links	24 Stunden	Sicherheit
Partnerbriefe, Klicks und Verknüpfung mit einem Konto	12 Monate	Interesse pro Brief messen; bei Widerspruch sofort gelöscht
Meldungen rechtswidriger Inhalte	6 Monate nach der Bearbeitung, danach automatisch gelöscht	Prüfung der Meldung und Mitteilung des Ergebnisses an die meldende Person (DSA)
Widerrufe eines Kaufs	7 Jahre nach Bearbeitung, danach automatisch gelöscht	Bearbeitung des Widerrufs und der Erstattung; steuerliche Aufbewahrungspflicht

Gespräche (nur bei aktiven Konten) und Gespräche im Kein-Log-Modus werden nach Ablauf ihrer Frist automatisch gelöscht oder anonymisiert; Serverlogs werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Für die übrigen Kategorien in dieser Tabelle ist eine automatische Löschung noch nicht eingerichtet.

Wenn Sie das Chat-Widget öffnen, können Sie über die Datenschutzeinstellungen angeben, dass Sie keine Protokollierung wünschen. In diesem Fall:

• Ihre Nachrichten werden nicht als Quelle für Q&A-Wissensabfragen verwendet.
• Ihr Gespräch wird nach 30 Tagen automatisch und dauerhaft gelöscht.
• Das Gespräch wird während der Sitzung noch vorübergehend gespeichert, damit die KI Kontext hat.
• Ihre Wahl gilt für das laufende Gespräch. Sie können für jedes Gespräch eine neue Wahl treffen.

Die Kein-Log-Wahl wird als anonymes Sitzungsflag gespeichert — wir verknüpfen sie nicht mit einem persönlichen Profil.

Wir teilen personenbezogene Daten nur in folgenden Fällen mit Dritten:

• KI-Anbieter (Auftragsverarbeiter): Zur Beantwortung von Chat-Nachrichten, in der Datenschutzstufe, die die Organisation hinter dem Chatbot wählt (siehe Abschnitt 4). In Abschnitt 4.4 stehen diese Anbieter.
• Zahlungsdienstleister: Zahlungsabwicklung; wir erhalten nur eine Zahlungsbestätigung, keine Kartendaten.
• Hosting & Infrastruktur: Unsere eigenen Server stehen in einem Rechenzentrum in den Niederlanden; verschlüsselte Backups liegen in Frankreich. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage. Keine Übermittlung außerhalb des EWR ohne angemessene Garantien.
• Rechtliche Verpflichtung: Auf rechtmäßiges Ersuchen zuständiger Behörden.

Internationale Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR erfolgen ausschließlich auf der Grundlage von:

• Standardvertragsklauseln (SCCs), die von der Europäischen Kommission angenommen wurden (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), und/oder
• Das EU-US-Datenschutzrahmenabkommen (Art. 45 DSGVO), sofern der Anbieter darunter zertifiziert ist.

Für bots mit aktivierter Besucher-Gedächtnis-Funktion generieren wir nach jedem Gespräch automatisch eine kurze Zusammenfassung. Diese Zusammenfassung wird gespeichert und bei Ihrem nächsten Besuch verwendet, damit der bot Ihnen besser helfen kann. Wir speichern auch Vektorrepräsentationen (Embeddings) Ihrer Nachrichten, damit der bot tiefere Fragen zu Ihrer Gesprächshistorie beantworten kann. Daten werden so lange gespeichert, wie Ihr Besucher-token aktiv ist, und werden nach der konfigurierten Inaktivitätsfrist automatisch gelöscht. Sie können jederzeit alle Ihre Gedächtnisdaten mithilfe der Schaltfläche "Alles vergessen" im Widget löschen.

• Unterauftragsverarbeiter: Anthropic (Cloud-Zusammenfassungen), OVH AI Endpoints (Cloud-Embeddings)
• Aufbewahrung: Entspricht der Aufbewahrung des Besuchertokens (pro Bot konfiguriert)
• Recht auf Löschung: Verwenden Sie “Alles vergessen” im Widget oder kontaktieren Sie uns unter support@zelixai.ai.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten:

• Verschlüsselung sensibler Felder (API-Schlüssel, Passwörter) mit AES-256-GCM.
• HTTPS/TLS für alle Datenübertragungen.
• Konto-Isolation: Jeder Kunde hat seine eigene Datenbank ohne Zugriff auf andere Kunden.
• Zugriffskontrolle mit rollenbasierten Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
• Audit-Log aller Administratoraktionen mit personenbezogenen Daten.
• Regelmäßige Backups verschlüsselt gespeichert.
• Rate Limiting und Brute-Force-Schutz auf allen API-Endpunkten.

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

Wir antworten auf Anfragen innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 DSGVO). Komplexe Anfragen können einmalig um 60 Tage verlängert werden.

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen über:

1. Portalkonto: Sie können Ihr Konto nicht selbst löschen; dafür gibt es keine Schaltfläche. Senden Sie eine Anfrage an support@zelixai.ai. Ein Administrator bearbeitet sie manuell: Ein Konto ohne Zahlungshistorie wird vollständig gelöscht, einschließlich Chat-Verlauf und Kundenprofilen. Ein Konto mit Zahlungshistorie wird gekündigt; Rechnungen und Zahlungsdaten bewahren wir aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auf. Wir antworten innerhalb der in Abschnitt 9 genannten Frist. Nach der Stilllegung löschen wir die Datenbank und die gespeicherten Dateien des Kontos 90 Tage später automatisch.
2. Per E-Mail: Senden Sie eine Anfrage an support@zelixai.ai unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse und (falls bekannt) Ihrer Konto-ID oder Ihres Firmennamens.
3. Chat-Gespräche auf der Website eines unserer Kunden: Über diese Gespräche entscheidet die Organisation hinter dem Chatbot. Klicken Sie im Chat auf das Datenschutz-Symbol und wählen Sie „Meine Daten löschen lassen“. Sie bestätigen Ihre E-Mail-Adresse mit einem Code; danach geht Ihre Anfrage an diese Organisation, die sie in unserem Portal bearbeitet. Sie erhalten eine E-Mail, sobald sie erledigt ist. Sie können sich auch direkt an diese Organisation wenden.

Hinweis: Daten, die für gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden (z.B. Rechnungen), können nicht vor Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Hinweis: Benachrichtigungs-E-Mails, die bereits an den Website-Administrator gesendet wurden (z. B. eine vom Chatbot weitergeleitete Nachricht), können nicht zurückgerufen werden. Sie fallen nicht unter die automatische Löschkaskade und können als akzeptiertes Restrisiko im Postfach des Administrators verbleiben.

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit der DSGVO verarbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einreichen:

• Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Telefonisch: +31 70 888 8500

Wir bitten Sie jedoch, sich zuerst an uns zu wenden, damit wir das Problem lösen können.

Für Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie:

E-Mail	support@zelixai.ai
Organisation	InterIP Networks B.V.
Adresse	Linnewever 18, Wateringen

Diese Datenschutzrichtlinie wurde zuletzt aktualisiert am 31 oktober 2026. Wir behalten uns das Recht vor, diese Richtlinie zu ändern; wesentliche Änderungen werden mindestens 14 Tage im Voraus mitgeteilt.